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5 Tips para administrar tus proveedores

Marketing Team

Los proveedores son una parte esencial para las operaciones de algunas compaƱƭas, ya que nos abastecen materias primas o nos prestan servicios los cuales ayudan al buen funcionamiento de nuestro negocio.


En un mundo con tanta disponibilidad y competencia en el Ć”mbito de los negocios, tener administrados a los proveedores que nos abastecen se vuelve una necesidad para saber la calidad de productos o servicios que componen a nuestra organizaciĆ³n, asĆ­ como los costos evolutivos de mantener la relaciĆ³n con dichos proveedores. La acciĆ³n de administrar, registrar, dar seguimiento a los costos, validar la calidad de los productos que nos abastecen y mantener una relaciĆ³n saludable con los proveedores es lo que llamamos gestiĆ³n de proveedores.


5 Tips para administrar tus proveedores

ĀæPor quĆ© es importante la gestiĆ³n de proveedores?


La gestiĆ³n de proveedores es de vital importancia para tu organizaciĆ³n porque te permite analizar al detalle los atributos mĆ”s importantes de un proveedor para tu organizaciĆ³n. Estos atributos pueden ser: relaciĆ³n calidad/precio de los productos, tiempos de entrega, calidad en el servicio, disponibilidad a los requerimientos de tu organizaciĆ³n, entre otros. Los proveedores tienen un importante impacto en la economĆ­a de las organizaciones, ya que las compras a los proveedores suman un porcentaje considerable en los costos de producciĆ³n de cualquier empresa. Mantener una gestiĆ³n de proveedores efectiva permite evaluar constantemente el desempeƱo de tus proveedores y los productos que abastecen, de lo contrario una desacertada administraciĆ³n puede traducirse en grandes pĆ©rdidas monetarias.


Tips para gestionar tus proveedores


1. Clasificar a tus proveedores: Llevar un registro de los proveedores es importante, pero organizarlos en categorĆ­as ayuda a ver si hay algĆŗn punto que estĆ© haciendo intersecciĆ³n y este creando mĆ”s problemas de los que solucione. Algunas clasificaciones que pueden ayudar a detectar o anticipar estos temas son: precios, tiempos de respuesta, frecuencia de contacto, incidencias reportadas con los servicios o las materias primas, responsabilidad social, impacto ecolĆ³gico, porcentaje de presupuesto asignado, referencias, etc.


2. Verificar constantemente el desempeƱo de tus proveedores: Una parte importante dentro de la evaluaciĆ³n de tus proveedores es verificar constantemente su desempeƱo, mantener siempre un registro activo en el que a manera de bitĆ”cora clasificada puedas verificar aspectos tales como retrasos en los tiempos de entrega, variaciones en los precios, la calidad en la atenciĆ³n y seguimiento brindado, comunicaciĆ³n, etc. Por ejemplo, si durante el aƱo tienes un periodo de mayor demanda, debes de poder saber si tu proveedor es capaz de surtir el total de tus necesidades o si serĆ” necesario contar con un proveedor de respaldo (lo cual siempre es recomendable).


3. Registrar incidencias: Los proveedores no estĆ”n exentos de cometer errores, por lo que es importante tener una herramienta o un registro de las incidencias que presentan durante sus servicios y la manera como responden a estos. Gestionar este tipo de informaciĆ³n ayuda a promover o cambiar algunas prĆ”cticas de manera interna o con otros proveedores para mantener una respuesta a problemas que deje contento y tranquilo al cliente que sufre la incidencia asĆ­ como a la organizaciĆ³n que la ocasionĆ³. En caso de que un proveedor no cumpla con las mejores prĆ”cticas o cometan mĆ”s errores de los que uno considera aceptable en comparaciĆ³n a otros, esta informaciĆ³n nos puede ayudar a determinar si se ocupan aplicar medidas correctivas inmediatas.


4. Seleccionar o cambiar de proveedor: En base a tu constante verificaciĆ³n a tus proveedores puedes mantener una visiĆ³n clara y precisa del desempeƱo de cada uno de ellos, lo cual te permitirĆ” siempre saber si encontraste a tu proveedor de cabecera o bien si es momento de buscar algĆŗn posible sustituto. En cualquiera de las dos situaciones mencionadas siempre puedes ir un paso adelante buscando alguna opciĆ³n de respaldo, pero antes de ello debes de conocer la relevancia de la funciĆ³n de determinado proveedor dentro de tu organizaciĆ³n, asĆ­ como la importancia o criticidad de conservar o cambiar dicho proveedor. En tu bĆŗsqueda para un posible candidato podrĆ­as siempre considerar aspectos a evaluar tales como la trayectoria del posible proveedor, buscar referencias del mismo y aĆŗn mejor si buscas referencias de industrias o comercios de tu mismo giro empresarial que ya trabajan con el proveedor que tu quieres. AsĆ­ mismo, conocer en general con quienes ha trabajado el proveedor te puede dar una idea de la calidad de sus productos o servicios, asĆ­ como conocer la propuesta de valor que otorgarĆ­an a tu organizaciĆ³n.


5. Mantener actualizados los contactos de tus proveedores: Como mencionamos, es importante tener un canal de comunicaciĆ³n con los proveedores no sĆ³lo para tener estatus de los pedidos o los servicios que son requeridos, sino tambiĆ©n estar informados de posibles cambios en su organizaciĆ³n que afecten las tareas que realizan. Tener los datos actualizados hasta del proveedor mĆ”s esporĆ”dico aporta a poder expandir la red de proveedores, a tener siempre la informaciĆ³n mĆ”s reciente de los productos que ofrecen asĆ­ como los precios que nos facturan. Conocer estos puntos es importante para anticipar si se necesita cambiar de cantidad de productos/servicios o incluso cambiar de proveedor en caso de que no se estĆ© cumpliendo este factor importante en la gestiĆ³n.


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