Los proveedores son una parte esencial para las operaciones de algunas compaƱĆas, ya que nos abastecen materias primas o nos prestan servicios los cuales ayudan al buen funcionamiento de nuestro negocio.
En un mundo con tanta disponibilidad y competencia en el Ć”mbito de los negocios, tener administrados a los proveedores que nos abastecen se vuelve una necesidad para saber la calidad de productos o servicios que componen a nuestra organizaciĆ³n, asĆ como los costos evolutivos de mantener la relaciĆ³n con dichos proveedores. La acciĆ³n de administrar, registrar, dar seguimiento a los costos, validar la calidad de los productos que nos abastecen y mantener una relaciĆ³n saludable con los proveedores es lo que llamamos gestiĆ³n de proveedores.

ĀæPor quĆ© es importante la gestiĆ³n de proveedores?
La gestiĆ³n de proveedores es de vital importancia para tu organizaciĆ³n porque te permite analizar al detalle los atributos mĆ”s importantes de un proveedor para tu organizaciĆ³n. Estos atributos pueden ser: relaciĆ³n calidad/precio de los productos, tiempos de entrega, calidad en el servicio, disponibilidad a los requerimientos de tu organizaciĆ³n, entre otros. Los proveedores tienen un importante impacto en la economĆa de las organizaciones, ya que las compras a los proveedores suman un porcentaje considerable en los costos de producciĆ³n de cualquier empresa. Mantener una gestiĆ³n de proveedores efectiva permite evaluar constantemente el desempeƱo de tus proveedores y los productos que abastecen, de lo contrario una desacertada administraciĆ³n puede traducirse en grandes pĆ©rdidas monetarias.
Tips para gestionar tus proveedores
1. Clasificar a tus proveedores: Llevar un registro de los proveedores es importante, pero organizarlos en categorĆas ayuda a ver si hay algĆŗn punto que estĆ© haciendo intersecciĆ³n y este creando mĆ”s problemas de los que solucione. Algunas clasificaciones que pueden ayudar a detectar o anticipar estos temas son: precios, tiempos de respuesta, frecuencia de contacto, incidencias reportadas con los servicios o las materias primas, responsabilidad social, impacto ecolĆ³gico, porcentaje de presupuesto asignado, referencias, etc.
2. Verificar constantemente el desempeƱo de tus proveedores: Una parte importante dentro de la evaluaciĆ³n de tus proveedores es verificar constantemente su desempeƱo, mantener siempre un registro activo en el que a manera de bitĆ”cora clasificada puedas verificar aspectos tales como retrasos en los tiempos de entrega, variaciones en los precios, la calidad en la atenciĆ³n y seguimiento brindado, comunicaciĆ³n, etc. Por ejemplo, si durante el aƱo tienes un periodo de mayor demanda, debes de poder saber si tu proveedor es capaz de surtir el total de tus necesidades o si serĆ” necesario contar con un proveedor de respaldo (lo cual siempre es recomendable).
3. Registrar incidencias: Los proveedores no estĆ”n exentos de cometer errores, por lo que es importante tener una herramienta o un registro de las incidencias que presentan durante sus servicios y la manera como responden a estos. Gestionar este tipo de informaciĆ³n ayuda a promover o cambiar algunas prĆ”cticas de manera interna o con otros proveedores para mantener una respuesta a problemas que deje contento y tranquilo al cliente que sufre la incidencia asĆ como a la organizaciĆ³n que la ocasionĆ³. En caso de que un proveedor no cumpla con las mejores prĆ”cticas o cometan mĆ”s errores de los que uno considera aceptable en comparaciĆ³n a otros, esta informaciĆ³n nos puede ayudar a determinar si se ocupan aplicar medidas correctivas inmediatas.
4. Seleccionar o cambiar de proveedor: En base a tu constante verificaciĆ³n a tus proveedores puedes mantener una visiĆ³n clara y precisa del desempeƱo de cada uno de ellos, lo cual te permitirĆ” siempre saber si encontraste a tu proveedor de cabecera o bien si es momento de buscar algĆŗn posible sustituto. En cualquiera de las dos situaciones mencionadas siempre puedes ir un paso adelante buscando alguna opciĆ³n de respaldo, pero antes de ello debes de conocer la relevancia de la funciĆ³n de determinado proveedor dentro de tu organizaciĆ³n, asĆ como la importancia o criticidad de conservar o cambiar dicho proveedor. En tu bĆŗsqueda para un posible candidato podrĆas siempre considerar aspectos a evaluar tales como la trayectoria del posible proveedor, buscar referencias del mismo y aĆŗn mejor si buscas referencias de industrias o comercios de tu mismo giro empresarial que ya trabajan con el proveedor que tu quieres. AsĆ mismo, conocer en general con quienes ha trabajado el proveedor te puede dar una idea de la calidad de sus productos o servicios, asĆ como conocer la propuesta de valor que otorgarĆan a tu organizaciĆ³n.
5. Mantener actualizados los contactos de tus proveedores: Como mencionamos, es importante tener un canal de comunicaciĆ³n con los proveedores no sĆ³lo para tener estatus de los pedidos o los servicios que son requeridos, sino tambiĆ©n estar informados de posibles cambios en su organizaciĆ³n que afecten las tareas que realizan. Tener los datos actualizados hasta del proveedor mĆ”s esporĆ”dico aporta a poder expandir la red de proveedores, a tener siempre la informaciĆ³n mĆ”s reciente de los productos que ofrecen asĆ como los precios que nos facturan. Conocer estos puntos es importante para anticipar si se necesita cambiar de cantidad de productos/servicios o incluso cambiar de proveedor en caso de que no se estĆ© cumpliendo este factor importante en la gestiĆ³n.
ĀæEstĆ”s interesado en conocer mĆ”s sobre una soluciĆ³n automatizada para la gestiĆ³n de viajes y gastos? CompĆ”rtenos tus datos y deja que Axosnet te ayude a tomar el control de tus gastos empresariales.
Comments